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山东某西服集团办事处(分公司))管理细则

放大字体  缩小字体 发布日期:2011-10-26
核心提示:目 录 第一章 建立办事处(分公司)的现实意义和目的第二章 华北办事处(分公司)的建立第三章 公司对办事处(分公司)的管理和
  
 
第一章   建立办事处(分公司)的现实意义和目的
第二章  华北办事处(分公司)的建立
第三章  公司对办事处(分公司)的管理和考核
第四章        办事处(分公司)的内部管理和考核
第五章        办事处(分公司)的渠道开拓和管理
 
第一章 建立办事处(分公司)的现实意义和目的
 
当渠道中专卖店数目发展到一定数量时,在当地建立办事处(分公司)(分公司)对渠道进行管理和深层次开发就显得非常迫切和必要。
一、尽快建立办事处(分公司)的现实意义
1、营销当地化,品牌拓展当地化,决策当地化。
2、和终端及客户进行零距离接触,提高服务水平。
3、及时、清楚了解当地市场需求及竞争对手的动态,为公司领导提供一手决策信息。
4、将部分差旅费变成办公场所的租赁费,变游击为长驻。
5、实时、实地锻造一支过硬且具有高品牌忠诚度的营销团队,创造自己的竞争优势。
6、突破地域限制,摸索并总结一套开发外埠市场的成功模式。
二、建立办事处(分公司)的目的
1、对市场精耕细作,开发空白市场,提高所辖专卖店进货额和销售额。
2、获取订单及渠道维护。
3、进行各种培训和促销支持,为渠道提供零距离服务。
4、收集和及时反馈市场的实时信息和动态。
5、收集当地的消费潮流、发展趋势。
6、创造和引领当地市场需求。
7、维护和拓展品牌形象。
 第二章  华北办事处(分公司)的建立
一、建立步骤
1、先建立华北办事处(分公司)(负责京津、河北、山西和部分内蒙市场)。
2、随着市场规模的不断扩大和业绩的提升,再建立分公司或其他大区级、省级办事处(分公司)。
3、办事处(分公司)要逐渐成为国人西服在当地市场的政策执行中心、决策中心、营销中心、服务中心、物流中心。
4、逐渐实现当地设计、当地生产、当地销售,OEM和CDM。
二、办事处(分公司)办公场所
1、          租赁公寓楼或写字楼作为办公场所。
2、          发展一段时间后办事处(分公司)可在当地建立旗舰店,该店作为一定区域市场内国人商品的展示、销售中心,专卖店店长、店员及办事处(分公司)人员的培训、实习中心,逐渐可发展为货物调换和物流中心。条件允许办事处(分公司)可和旗舰店一块办公,这样便于收集一手的产品需求信息和展开客户洽谈。
三、办事处(分公司)人员组织机构和人员配置
(一)、组织机构图

大区总监
 


渠道拓展部
现金出纳
 
客服
专员
行政专员
 
团购部
 
信息支持
营销专员

1、          渠道部负责渠道的开拓和维护,下辖省级和地市级经理若干。
2、          团钩部负责开拓大客户,开展直销业务。
3、          行政专员主要为办事处(分公司)内部人员提供销售及各种支持。
4、          客服专员主要为专卖店提供各种服务,解答他们有关公司政策、信息、定单、物流等疑问。
5、          营销专员负责营销计划的制定和推广。
(二)、办事处(分公司)人员配备
1、办事处(分公司)负责人为大区总监,下设省级、地级经理若干及销售支持人员,大区总监为公司派驻到当地的最高业务领导。
2、大区总监可据区域市场需要,确定办事处(分公司)人员的招聘及解聘。公司总部原负责这些市场的人员可作为先期支持或由公司派遣常驻,由我负责管理和考核。另外还需在当地招聘省级和地市级经理及其他人员。公司总部对所招聘人员有最后否决权,招、解聘手续由公司人力资源部门办理。员工的试用、转正、考核、培训等遵守公司有关规定。
3、办事处(分公司)首先要建立起营销队伍,马上开展市场拓展和渠道管理工作。
四、公司对办事处(分公司)的支持
(一)、费用支持:办事处(分公司)每月月初向公司提交费用申请,经公司领导批准后拨付。大区总监在公司规定范围内控制各项费用开支。
(二)、硬件支持
1、申请租赁办公地点程序:办事处(分公司)提出租赁申请——公司批准(拨付相关费用)——办事处(分公司)签定租赁合同(协议)——办事处(分公司)签定合同(协议)后快递给公司备案(押金条办事处(分公司)留原件,复印件交公司备案)。
2、申请购买办公设备程序:办事处(分公司)购买办公设备申请——公司批准(拨付相关费用)——办事处(分公司)填报公司财产登记表后将发票等相关凭证快递回公司相应部门。
(三)、物料支持:向公司申请相应的交通工具、促销赠品及其他支持,经公司领导批准后拨付。
(四)、政策支持:给办事处(分公司)提供诸如降低或提高加盟条件、商品特价、降价、促销、公关、广告等政策支持。
五、大区总监权责
(一)、在公司领导下,全面负责办事处(分公司)工作,完成公司下达的各项任务和指标。
(二)、负责带领下属完成对区域市场的开发和维护,提升业绩,拓展品牌。
(三)、负责办事处(分公司)人员的管理和考核,费用的合理支出。
(四)、提出区域市场工作计划,制定营销方案和开展各种广告和促销活动,扩大和提升品牌影响力。
六、大区总监的升迁和惩罚
大区总监成绩优异者,可获得职位和待遇的提升,反之则受到相应的降级和待遇的降低直至辞退。
第三章    公司对办事处(分公司)的管理和考核
 
一、组织结构图
 
 

总经理
 


渠道管理中心总监(市场总监)
大区总监
其他职能部门

、公司对办事处(分公司)的管理
(一)、日常管理和沟通
1、办事处(分公司)成员每天及时登陆公司网站(或OA)学习公司有关政策和通知。
2、会议管理和沟通:公司不定期召集办事处(分公司)人员回总部开会或进行网络会议(可使用MSN、QQ等群聊功能进行开会)传达公司的政策和有关精神。
3、其他形式:公司领导有权随时根据情况检查办事处(分公司)人员的工作情况和状态。
4、公司以电话、传真或短信群发的形式向办事处(分公司)通告公司重大或紧急的决定或政策。
(二)、费用管理
1、费用申请和报销:大区总监在派驻之前及每月初向公司提出费用申请(包括工资和各种办公费用),月末将相关票据快递或带到公司根据相关财务制度进行冲减或报销。
2、差旅费标准:
出差地
住宿费标准
出差补助
交通工具
上网费
(电话费等)
 
地市级经理
 
 
 
办事处(分公司)(分公司)在员工每次出差时为其统一配备IC、IP卡。
直辖市、省会城市及沿海开放城市
200元
150元
120
50元/天
 
30元/天
 
20元/天
 
飞机、硬卧等
 
硬卧(超过6小时)等
硬卧(超过6小时)等
地级市
150元
120元
100
县级
100元
80元
60
 
注:a、办事处(分公司)员工往返公司开会,途中超过8小时的享受一天出差,从公司到车站、从车站到公司,从车站到办事处(分公司)驻地、从办事处(分公司)驻地到车站的公共交通费给予报销,出租车费须向公司领导请示。
b、员工离开办事处(分公司)所在地公干称为出差,出差期间长途汽车和火车费用按照实际发生额凭票报销,在出差地所在市内公共交通费据实报销。
c、通讯费补助:大区总监500元/月,省级经理300元/月,地市级经理200元/月,超过部分个人和公司各承担50%。
d、同性出差去同一个地方尽量合住,住宿费以标准最高者为报销标准。
e、办事处(分公司)人员和公司总部人员一样享受各种福利。
(三)、业绩管理及考核指标(待具体)
1、          专卖店进货额增长率: 公司对办事处(分公司)每月或每季度进货额增长率进行考核,每增加 () %,则给予办事处(分公司)()  元的奖励,反之进行惩罚。
2、          渠道新增专卖店数:公司每季度下达新加盟专卖店数量的任务。
3、          单店进货额增长率:公司对办事处(分公司)所辖各专卖店进货额每月进行排名,根据单店进货增长率和单店销售额进行奖惩。
4、          费用考核:公司根据办事处(分公司)情况对费用进行预算管理和考核,杜绝铺张浪费和贪污。
5、          利润考核:公司每季度和年终对办事处(分公司)进行利润考核。
6、          客户满意度:建立客户数据库,进行CRM(客户关系管理)。
7、          办事处(分公司)整体运作水平:包括大区总监的执行力、管理能力、市场操控能力、团队凝聚力等。
三、汇报体系
1、汇报程序:办事处(分公司)在汇报时采取逐级汇报形式,即按照地市级经理——省级经理—大区总监——渠道管理中心总监(市场总监)——总经理的程序进行汇报。
2、汇报内容:分为日常工作汇报和特殊情况工作汇报,具体格式另附。
3、汇报方式:(利用公司OA系统)、E-MAIL、电话、短信、传真等。
4、汇报时效性和反馈:大区总监每周一下午17点前向其上级提交上周周报和下周工作计划,上级领导在周五前根据汇报内容进行处理和反馈。
5、危机公关小组:如遇突发事件,大区总监或当事人须在第一时间向公司的危机公关小组报告,如有隐瞒或延误将追究大区总监和相关人员责任。 (危机公关小组组长:  组员:)
第四章        办事处(分公司)的内部管理和考核
 
一、    办事处(分公司)员工的管理和培训
1、         管理思想:人人都是人才兵随将转,则世上无不可用之才!
2、         业绩管理:办事处(分公司)每月对销售体系员工进行业绩排名,奖第一名,罚最后一名。
3、         基础管理:包括考勤、客户管理、工作态度、出差管理等。
4、         大区总监对办事处(分公司)员工不定期进行营销能力、管理能力、团队精神、公司忠诚度等方面的培训。
二、     办事处(分公司)员工基本工资体系为基本工资+奖金+其他  (一)、员工基本工资共分三级,每级分为不同的档。单位(元)
1、A级:地市级经理级别,共分为二档(1500-2000)。
A1档:1500。
A2档:2000。
2、B级:省级经理类级别,共分为三档(3000-5000)。
B1档:3000。
B2档:4000。
B3档:5000。
3、C级:大区总监类级别,共分为三档(7000-10000)。
C1档:7000。
C2档:9000。
C3档:10000。
(二)、办事处(分公司)员工基本工资中30%为浮动部分,办事处(分公司)每月根据对员工考核结果发放工资和奖金,业绩优异会获得职位和待遇的提升,反之则受到工资降档和职位降级的处理。
  大区总监由公司根据每月考核结果进行奖惩。
(三)、办事处(分公司)的薪酬体系逐渐要由高底薪+低奖金过渡到低底薪+高奖金,员工收入即要和业绩挂钩又要和其发生的费用挂钩,办事处(分公司)的整体绩效也要和其整体费用、整体业绩挂钩。
三、     办事处(分公司)员工的激励和考核
1、秉承员工绩效=F×(员工能力×组织激励×机会)的原理,建立一套科学的绩效考核体系(待具体),实行按劳分配,按绩分配原则。
2、70%工资发放原则:员工每月(考核指标与公司对办事处(分公司)考核的指标有所不同)经考核合格,发放其月工资的70%。
3、30%工资发放原则:如其所辖专卖店的进货额连续2月出现严重下滑,且其现有准加盟客户数小于3个,则不予发放剩下30%工资,反之则发放。
4、新店开发奖:员工每月有新专卖店加盟,则按照专卖店的打款额或首批进货额的  %,发放奖金,但同时要求其负责的原专卖店进货额不能低于上月的 90 %。
5、进货额增长奖:员工所辖专卖店进货额增长   %,则给予一定的奖励,旺季和淡季的比例要有所不同。
6、工资降级和末位淘汰制:办事处(分公司)员工如连续2月考核中不合格或为最后一名,则视情况采取降级或辞退处理。
第五章        办事处(分公司)的渠道开拓和管理
一、渠道的开拓
1、实施“走出去,走进去,走上去”战略。对空白市场要跑马圈地,加快市场扩张脚步,在保质基础上,提高市场占有率。可通过各种媒介广告、公益活动、出差拜访、互联网等手段收集客户资料。树立凡事预则立,不预则废的思想,空白市场的开发须在单位时间内实行专款、专人、专注地开发,把工作做到当地,直到建立加盟店。
2、抓紧重要城市的招商工作,我们的市场定位在中低端,并不等于在大型城市就没有市场。榜样的力量是无穷的,占领这些市场无疑会降低招商成本,加快招商脚步。同时应明白:N×(差旅费额+业务招待费额+电话费额等)=进货额或招商打款额。(N为大于20的整数)
3、对特殊客户和市场可采取例外原则,可出台较优惠的加盟政策,或降低门槛或给予更多支持。总之,在建渠道方面要宁有勿缺
4、在一些特殊市场办事处(分公司)可直接做终端,比如在大型商场建立直营店,直营店的作用同于上面所提旗舰店。经营成功可转让或拍卖。
二、渠道管理,加强对现有渠道的精耕细作
1、定单和库存管理:帮助专卖店合理定货,及时调整库存结构。
2、信息化管理和沟通:保证专卖店反映信息和公司对专卖店的政策及时执行到位,建立网上交易和沟通平台。
3、没有淡季的市场,只有淡季的思想,帮助专卖店策划好不同时期的促销活动,进行各种业务和陈列培训。
4、维护和发展客情关系,提高专卖店对国人品牌的忠诚度。
5、控制价格,杜绝恶性竞争和窜货。
6、规范代理、专卖店的行为。
7、在当地进行品牌知名度和美誉度的建设。
                               集团渠道管理中心
                                         2005-9-28
 
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